A Noor Fashion webshop üzemeltetésével egy más működő WooCommerce webáruházat vettünk át. A Noor a webáruház mellett fizikai üzletet is működtet. Emiatt az online értékesítés, a bolti készlet és a háttérrendszerek működése szorosan összekapcsolódik. A vállalkozás törökbálinti üzlettel és személyes átvételi lehetőséggel is működik. 

A partner NATURASOFT rendszert használ készletkezelésre. Ezzel a rendszerrel korábbi projektjeink során már dolgoztunk. A kapcsolatfelvételt követően azonban hamar kiderült, hogy itt nem egyszerűen néhány fejlesztési feladat elvégzésére lesz szükség.

A webáruházban több, hosszabb idő alatt felhalmozódott technikai problémát találtunk mi is. Illetve a partner is azért keresett meg minket, mert több éves hibák halmozódtak fel a shopban, amelyeket nem tudtak nekik megoldani. Ezért az üzemeltetés átvételét csak egy előzetes műszaki felmérés és egy nagyobb rendbetétel után vállaltuk el.

Webshop üzemeltetés átvétel előtt először rendet tettünk

Ha egy webshop alapjai nincsenek megfelelő állapotban, egy új funkció könnyen újabb problémákat hozhat létre. Ezért a Noor Fashion esetében először részletes műszaki felmérést végeztünk.

Átnéztük a telepített bővítményeket. A felesleges elemeket eltávolítottuk, a problémás komponenseket pedig szükség szerint cseréltük. Felülvizsgáltuk a nagy számban jelen lévő egyedi kódrészleteket és snippeteket is.

Szigorítottuk a biztonsági beállításokat. SEO- és teljesítményoptimalizálási javításokat végeztünk. Javítottuk a reszponzivitási és CSS-problémákat, valamint több WordPress-beállítást is módosítottunk.

A szükséges tartalmi és technikai hiányosságokat is pótoltuk. Ezt követően elvégeztük az első nagyobb Patch Management folyamatot.

Csak ezután tekintettük megfelelő alapnak a rendszert a hosszú távú üzemeltetéshez. Ezeket a munkánkat már a partneri együttműködés előtt elküldtük a tulajdonosoknak. Ők is tudták és értették, hogy mi a cél és hová szeretnénk eljutni.

A webshop átvétele és migrációja

Partnerünk a korábbi fejlesztői együttműködéssel már nem volt elégedett. A visszajelzésük szerint nehézkessé vált a kommunikáció. Egyes feladatok elhúzódtak, más igények pedig nem kerültek megfelelően lezárásra.

Segítettük a Noort a technikai átállás teljes folyamatában.

Felmértük azt is, milyen szerverkörnyezet szükséges a webshophoz és a kapcsolódó rendszerekhez. Ennek megfelelő új környezetet készítettünk elő. Ezután a webáruházat migráltuk a korábbi tárhelyről.

Számunkra fontos szempont volt, hogy ne egyszerűen „átköltöztessük” a problémákat egy másik szerverre. Az új üzemeltetési környezetet már a felmérés során rendbe tett rendszerre építettük.

Folyamatos webshop support a napi működéshez

Az átállás után megkezdődött a folyamatos webshop üzemeltetés és technikai support.

Ez nem csak hibajavítást jelent. A Noor munkatársai maguk kezelik és töltik fel a termékeket. Ez így is van jól. Minden partner a saját rendszerében azt és annyit kezel, amennyi számára komfortos és kifizetődő.

Mi a technikai működésben támogatjuk őket. Új kampányok indulásakor elvégezzük a szükséges módosításokat. Kezeljük az akciók technikai beállításait, a kampányok lezárását és több kapcsolódó weboldal feladatot.

A közös munkához egyértelmű hibabejelentési folyamatot is kialakítottunk.

Meghatároztuk, milyen információkra van szükségünk egy probléma gyors kivizsgálásához. Elkülönítettük az új feladatokat a már folyamatban lévő hibajegyektől. Ebben segítség a hibabejelentő rendszerünk is. Ha egy bejelentés nem egyértelmű, inkább egyeztetünk, mintsem feltételezések alapján kezdjünk dolgozni.

Már az együttműködés első heteiben külön pozitív visszajelzést kaptunk a gyors kommunikációról és a projektmenedzsmentünkről.

Ez számunkra nagyon nagy része a jó üzemeltetésnek.

Havi Patch Management és folyamatos karbantartás

A Noor Fashion webshopján havi Patch Management folyamatot is végzünk.

Egy működő webáruháznál nem jó stratégia hónapokon keresztül gyűjteni a WordPress-, WooCommerce-, sablon- és pluginfrissítéseket. Minél összetettebb a rendszer, annál több komponens kompatibilitását kell figyelembe venni.

A rendszeres karbantartás ezért a Noor esetében nem különálló feladat. A webshop üzemeltetés része.

Üzemeltetés mellett együtt fejlesztjük a webshopot. A partner igényei szerint

Az együttműködésünk kezdetekor is már öbb különálló fejlesztési igény is érkezett a partnertől.

Kialakítottunk többek között vásárlást ösztönző funkciókat. Foglalkoztunk tömeges termékszerkesztéssel és kosárelhagyó funkcióval is. Emellett fogyasztói folyamatokhoz kapcsolódó technikai módosításokat és integrációkat végeztünk.

A Noor saját eseményeire jegyeket is értékesít a webshopon keresztül. Ebben is segítettünk partnerüknek. Megfelelően átgondolt jegyértékesítési folyamat és rendszer lett kialakítva.

Ezeket a nagyobb fejlesztéseket nem próbáljuk belegyömöszölni a havi supportba. Külön projektként mérjük fel, tervezzük és valósítjuk meg őket.

NaturaSoft készletszinkron. A projekt legösszetettebb része

Az együttműködés egyik legnagyobb technikai kihívását a NATURASOFT készletkezelő és a WooCommerce közötti készletszinkron jelentette.

Ez egy fizikai üzlettel is rendelkező webáruháznál üzletileg kritikus folyamat.

A NATURASOFT a készletadatokat CSV-fájlban, FTP-kapcsolaton keresztül is kezeli. A CSV feldolgozását ezután a webshop oldalán kell megvalósítani. Vagyis a készletszinkron több különálló rendszer együttműködésén múlik. 

A Noor esetében több, egymástól eltérő készletproblémával találkoztunk.

Előfordult, hogy a készletfájlban szereplő darabszám nem egyezett a várt értékkel. Más esetben egy raktáron lévő termék nem jelent meg megfelelően a webshopban. Túlrendelésre is volt példa.

Ruházati webshopnál a helyzetet tovább bonyolítják a termékvariációk. Egy ruhának több mérete vagy színe lehet, amelyek önálló készlettel rendelkeznek. A WooCommerce a változó termékeknél termék- és variációszinten is képes készletet kezelni. Sőt a két módszer kombinálható is.

Ezért egy hibás készlet nem feltétlenül egyetlen rossz számot jelent.

Egy hiba helyett több, egymásra épülő ok

Volt olyan termék, amelynek a variációiban rendelkezésre állt készlet. A főtermék készletkezelési állapota miatt azonban a termék nem jelent meg megfelelően a listákban és a keresésben.

Más esetben a kategóriabeállítás is hiányzott. Így ugyanaz a jelenség több különböző problémából állt össze.

Túlrendelést is vizsgáltunk. Mivel sok területen jelentkezett a probléma, így nem találomra kezdtük el módosítani a rendszert.

Extra ellenőrzéseket vezettünk be. Kibővítettük a naplózást. Vizsgáltuk a rendelés időpontját, a webshop készletét, a NATURASOFT-ból érkező adatokat és a szinkron időzítését is.

Saját szinkronizáló és részletes naplózás

A hibakeresés során egyedi szinkronizáló megoldást is készítettünk a NATURASOFT által előállított készletfájl feldolgozásához.

A rendszer köré részletesebb naplózást építettünk. Így már nem csak azt láttuk, hogy egy terméknél rossz készlet jelent meg. Azt is követni tudtuk, hogy milyen készletadat érkezett a külső rendszerből, mikor érkezett meg, és milyen módosítást hajtott végre a webshopban.

Egy összetett integráció hibakeresésénél nem elég azt mondani, hogy „biztosan a másik rendszer hibája”. Először bizonyítani kell, hogy melyik ponton tér el az adat a várt működéstől.

Heti készleteltéréstől a havi egyedi esetekig

Amikor átvettük a rendszert, átlagosan legalább heti egy készleteltéréssel találkoztunk.

A webshopoldali problémák kijavításával, az ellenőrzések bevezetésével és a szinkronizáció módosításával ezt sikerült jelentősen csökkentenünk. Az eltérések gyakorisága körülbelül havi egy esetre mérséklődött.

Ezzel azonban nem tekintettük lezártnak a problémát.

A ritkán megmaradó eseteket tovább vizsgáltuk. Addigra a WooCommerce-oldali hibaforrások jelentős részét már ki tudtuk zárni. A vizsgálat ezért a készletadatot előállító és átadó folyamatra koncentrálódott.

Ehhez építettük ki azt a részletes naplózást, amellyel már a külső készletfolyamat működése is visszakövethetővé vált.

A finomhangolás jelenleg is folytatódik.

Olyan hibákat is keresünk, amelyeket még nem jelentettek

A közös munka során olyan problémát is azonosítottunk, amely korábban nem lett észlelve, de láttuk, hogy már nagyon régóta fent állt.

A számlázási folyamatban néhány forintos kerekítési eltéréseket találtunk. Ez nem egy látványos weboldali hiba volt. A vásárló valószínűleg észre sem vette volna, viszont könyvelési szempontból nagyon fontos a partner számára.

Webshop üzemeltetés, amikor a webshop már üzletileg kritikus

A Noor Fashion projekt számunkra jól mutatja, mit jelent valójában a webshop üzemeltetés.

Nem csak WordPress-frissítéseket. Nem csak hibajavítást.

A feladat része a szerverkörnyezet, a WooCommerce és a külső integrációk kezelése. Ide tartozik a rendszeres patch management, a napi technikai support és a hibák gyökérokának feltárása is. Ugyanilyen fontos az átlátható projektmenedzsment és a különálló fejlesztések megfelelő kezelése.

Egy üzletileg fontos webshopnál kell valaki, aki gazdája a technikai működésnek.

Ez az a szerep, amelyet a Noor Fashion mellett hosszú távon betöltünk.

A webshopod már nem mellékprojekt, hanem az értékesítés egyik fontos csatornája? Ha egy technikai hiba, hibás készletszinkron vagy elmaradt kampány közvetlenül bevételkiesést okoz, akkor már nem alkalmi webfejlesztésre van szükséged. Olyan technikai partner kell neked, aki hosszú távon ismeri és kezeli a rendszeredet.

Nem feltétlenül kell új webáruházat építeni. Először érdemes felmérni, mi tartható meg, mit kell rendbe tenni, és hogyan lehet a rendszert hosszú távon stabilan üzemeltetni.

Ha szeretnél még több ilyen projektet látni tőlünk, ide kattintva megnézheted.